Som så meget i livet er en god planlægning så godt som at være i mål – og det gælder også for en succesfuld implementering af kollaborativ software som SharePoint.

Når man taler om computerbaseret samarbejde, som Sharepoint giver mulighed for, så er det jo stadigvæk imellem brugerne, at samarbejdet finder sted - blot er ”stedet”, hvor samarbejdet udspiller sig et Sharepoint site. Det er derfor essentielt at få forankret Sharepoint løsningen i virksomheden, altså at få brugerne med på ideen om computerbaseret samarbejde og få dem fortalt om, hvorfor og hvordan man gør.

Hvorfor en del virksomheder mislykkedes med SharePoint skyldes, at de anvender strategien "Lad os smide Sharepoint ud i organisationen og så finder de nok ud af det ". Gør man det, så vil løftet om, at SharePoint kan forbedre samarbejdet og sikre en effektiv informationsstyring, være helt uden for rækkevidde.

Nedenfor beskriver jeg 3 af de mere udfordrende opgaver, som du vil møde, når du ruller din Sharepoint løsning ud i organisationen samt nogle forslag til at løfte denne opgave.

Forandring: Hvis løsningen kræver for megen organisatorisk eller procesmæssige forandringer, så vil du finde ud af, at brugerne hurtigt finder andre arbejdsmåder og slet ikke deltager i brugen af løsningen. Ligeledes hvis løsningen har for ringe betydning for den enkelte medarbejder, så vil han eller hun sætte spørgsmål ved, hvilken værdi løsningen overhovedet har.

Men hvad er så udslagsgivende for, at din løsning er den rigtige set ud fra det perspektiv, at din løsning vil skabe et forandringspres på organisationen? I de fleste tilfælde, er det at tilbyde brugeren et værktøj, der skaber mening og værdi for ham eller hende, som f.eks. at kunne fremsøge en central nøgleperson i virksomheden eller hurtigt at finde den relevante information, som han eller hun søger. Det er disse centrale brugerscenarier, der skal lokaliseres og understøttes med forskellige Sharepoint funktioner. Brugercases, der illustrerer, hvordan en bruger vil skulle arbejde i den nye løsning og hvad han får ud af det, er et nyttigt værktøj i dette beskrivelsesarbejde.

Uddannelse: Ved for lidt træning risikerer du en ineffektiv brug af SharePoint. Ved for meget træning vil brugeren føle, at de bliver overdynget med unødvendig detaljer og viden. Hvordan får du den rigtige træning og i tilpas form for dine brugere?

• Uddan i det mest nødvendige og med den rette timing. Overvej at uddanne i forskellige “emner” som supplement til den grundlæggende SharePoint uddannelse, så at brugerne kan fokusere på emner, som de er interesseret i og på et tidspunkt, hvor de er parate til at lære mere.
  
  
• Tilvejebring en uddannelse i mere end bare, hvordan man basalt bruger SharePoint.  Vær opmærksom på, at uddannelsen også skal inddrage bedste praksis, som viser hvilke funktioner man kan bruge i forskellige arbejdssituationer.
  
  
• Suppler udannelsen med “Hvorfor” og “Hvordan” og med et sæt af genbrugelige eksempler på løsningselementer, der kan genbruges. Det kan f.eks. være et projektsite, funktion site med f.eks.  dialog funktioner eller websted til at publicere forretningsinformation.
   
• Forklar konceptet i metadata og vis eksempler på f.eks. dokumentbiblioteker “før” (med foldere) og “efter” (med metadata), så at brugerne kan forstå, hvordan brug af metadata i stedet for foldere forbedrer genfindingen af dokumenter. Brug aldrig generiske eksempler – men vær omhyggelig med at eksemplerne indeholder reelle data fra organisationen.

Resultater: Det er kritisk, at løsningen viser meningsfulde resultater for medarbejdere og ledelse. Ideelt set bør man kun implementere løsninger, hvor der kan ses resultater indenfor 90 dage - men det er nok ikke helt realistisk. Det er dog vigtigt ikke at undervurdere nødvendigheden af hurtigt at kunne påvise en eller anden form for ROI af løsningen. Vær opmærksom på, at din implementeringsplan for løsningen skal indeholder en eller anden måde at påvise resultater på.

Definition af kritiske succesfaktorer for din Sharepoint løsning og hvorledes disse måles er vigtigt, om end det ikke altid er en nem øvelse, især når man ser på kollaborativ software som SharePoint. Hvordan måler vi produktiviteten i kollaborativ software? Se et eksempel på, hvordan man kan opstille nogle målbare succesfaktorer i en Sharepoint løsning:  http://sp.meetdux.com/archive/2009/03/17/why-proper-requirements-is-key-to-sharepoint-success.aspx

Læs også mine blogindlæg:
- Virksomhederne "vender bøtten" og gør medarbejderne mere samarbejdende 
- Virksomheder må udvikle en fælles konsus omkring anvendelsen af gruppeorienterede værkstøjer som Sharepoint

Har virksomheder brug for at tilbyde introducerende undervisning i SharePoint, ligesom de engang gjorde med e-mail og Office?  

Ja, jeg tror absolut på, at organisationer har brug for at gøre det. Når en person i dag kommer ind i en organisation med en basis viden, erfaring og ekspertise i værktøjer som e-mail og Microsoft Office, så har mange ikke et kendskab til SharePoint. De har således ikke en erfaring at trække på, og hvis vi bare placerer den nye medarbejder foran et intranet baseret på SharePoint, så vil de ikke ane deres levende råd, hvad de skal bruge det til. Der er behov for at virksomheder gennemfører et SharePoint introduktionskursus, hvor medarbejderne bliver undervist i "hvordan bruger vi SharePoint" her i organisationen.

Jeg vil gå så langt og sige, at selv når personer med tidligere erfaringer med Sharepoint, kommer ind i organisationen, så skal de stadigvæk igennem et introduktionskursus, hvor de bliver undervist i "hvordan bruger vi SharePoint". Jeg vil gå endnu videre og foreslå, at medarbejderen hvert år skal på et genopfriskningskursus, så at medarbejderne bliver påmindet "vores" tilgang og "vores" metode til at sikre, at vi får værdi af Sharepoint.

Argumentet bag nødvendigheden af en sådan uddannelse består i, at den reele værdi ved SharePoint opnås ved, at alle i organisationen har en ensartet brug af værktøjet. Sharepoint påvirker på mange måder den opfattelse vi som brugere har omkring informationsdeling. Essensen i Sharepoint er, at organisationens viden er fælles og at den skal deles. Vores gamle værktøjer som Email og Offfice er i deres natur individuelle værktøjer og animerer derfor ikke til struktureret og fælles deling af viden. Vi skal derfor have "vendt bøtten" og gjort medarbejderne mere "samarbejdende" og løftestangen er Sharepoint. Men det sker ikke af sig selv!!

Individuelle software værktøjer versus gruppe værktøjer
Hvordan medarbejdere i en virksomhed anvender software værktøjer, der er beregnet til at understøtte hans eller hende individuelle arbejde — f.eks. et tekstbehandlingsprogram, et regneark eller et email program — er stort set uden betydning, for hvordan andre kollegaer i organisationen bruger det samme værktøj.

En person kan bruge de individuelt orienterede værktøjer på en måde, en anden person på lidt anderledes og en tredie person på en helt tredie måde. Tag anvendelsen af et emailprogram som et eksempel. En person vælger at gemme sine emails i et foldehierarki efter emne eller kunder. En anden person gemmer alle de læste beskeder i en enkel folder og bruger søgefunktionen for at finde en bestemt email. En tredie person kan vælge at beholde alle sine emails i indbakke folderen.

I forhold til de forretningsmæssige processer i en virksomhed, så har disse forskellige anvendelsesmåder ikke nogen betydning. Dette er ikke situationen med de gruppeorienteret værktøjer som f.eks. Sharepoint, hvor personer må interagere i et fælles værktøjsmiljø med fælles skærmbilleder og måder at bidrage med indhold på. Den måde, hvorpå hver person anvender de forskellige værktøjer i et SharePoint intranet på, vil påvirke kollegaerne som daglig tilgår intranettet.

Overvej f.eks.:

Jo mere medarbejdere i en organisation kan anvende SharePoint på en ensartet måde, jo mere vil et gruppeorienteret værktøj som Sharepoint have en positiv indvirkning på organisationens virke og effektivitet.

Et fælles sprog er essientielt for gruppeorienteret værktøjer
Den effektive og rationelle brug af SharePoint i en organisation skal bygge på en fælles model for brugen. Organisationen må beskrive, hvorledes deres daglige brug af Sharepoint skal være. Lad os tage projektgrupper som et konkret eksempel. For projektgrupper, der ønsker at anvende SharePoint som et fælles sted for deres projektarbejde, vil den første aktivitet i projektplanlægeningen være at aftale hvordan projektgruppen vil bruge specifikke funktioner i SharePoint.

Projektgrupper må diskutere og opbygge deres normer for anvendelse af værktøjer tidligt i projektes første fase, så at alle har fælles forventninger. Projektgrupper og projektmedlemmerne må nå frem til det punkt, hvor udsagnet “Placer det i SharePoint” fremkalder den samme indforståethed hos medarbejderne og dermed er blevet en vane og praksis, som medarbejdere har, når de hører “Send mig en email omkring det” eller  “Send mig en mødeindkaldelse”.

Udfordring
Efter mange års forløb har videnarbejderen tilvænnet sig at anvende “email” eller "mødeinvitationer". Det at arbejde med SharePoint dagligt vil der være en vis modstand imod med mindre medarbejderne får en ensartet fortrolighed med værktøjerne og arbejdsprocesserne i SharePoint og endelig må der være defineret en målsætning og politik som udstikker kursen for anvendelsen.

Virksomheder vil ikke behøve løbende at definere fælles målsætninger og politik for brug af det gruppeorienteret værktøj, men når en virksomhed starter op med brug af en ny kommunikations-, koordinerings- og samarbejdsteknologi som Sharepoint, så er det kritisk. Implementeringen vil fejle eller blive alvorligt forhindret uden sådanne målsætninger og politikker.