Webtop har igennem flere år arbejdet med videnbank løsninger og kender meget til problematikkerne omkring strukturering af dokumenter, workflow til opdatering, dokument ejerskab mm. Derfor var SPC sessionen ”Building a knowledge base on Sharepoint 2010” også meget interessant for Webtops udsendte i Las Vegas.

På konferencen viste Microsoft deres egen knowledge base, som de har nyudviklet baseret på Sharepoint 2010. Dette projekt vil de i løbet af 2010 roll out perioden også gøre tilgængelig for offentligheden. Min vurdering er, at det er lykkes at bygge en meget stærk videnbank, som giver en rigtig stærk og intuiativ brugeroplevelse og dette ved næsten udelukkende brug af standard Sharepoint 2010 funktionalitet.

I grundformen er strukturen meget simpel.

• Der er et dokumentarkiv, hvor alle dokumenter placeres i.
• Derudover har alle emner og temaer en Sharepoint side, som kan redigeres som en Wiki side.
• Det vil sige, at der en temaside ansvarlig, der skal godkende indhold, men alle kan have adgang til at skrive indhold.
• Siderne og dokumenterne bliver så bundet sammen via de nye "Managed keywords" og/eller tagging funktioner som er i Sharepoint 2010.
• Det vil sige, at hvis en side får nye meta data tilføjet vil alle dokumenter med samme metadata automatisk blive vist på Sharepoint siden.
• På den måde får videnbanken et fælles ansigt for alle temaer og emner, som er Sharepoint siden og dokumenterne bliver automatisk knyttet til siden på baggrund af keywords.
• Denne struktur kan tænkes videre med socal computing funktionalitere, så som angivelse af personer, der er eksperter på området på wiki siden. Så at hvert emne eller tema får en ”side” giver mange nye muligheder.
• Microsoft arbejdet iøjetblikket med ca. 1 TB data i deres knowledge baser baseret på ovenstående struktur.